Toimisto työnteon esteenä

Haluaisiko joku meikäläistä fiksumpi selittää miksi me (tietotyöläiset) olemme yhä kahlittuina toimistoihin? Flexitime sikseen, vaikka firmassa olisikin etätyömahdollisuudet ja liukuvat työajat, perusolettamus on lähes väistämättä se, että toimistolle tullaan ja siellä ollaan. Eihän sitä pomo muuten tiedä teetkö töitä!

Palaverit ja niiden turhuus alkaa olla jo niin kliseistä, että jätettäköön se pois tästä artikkelista. Katsokaa sen sijaan vaikka tämä Jason Friedin esitys aiheesta. Joka tapauksessa mitä toimistoon tulee, niin käsittääkseni sen tarkoitus on olla paikka, joka mahdollistaa ja edesauttaa työntekoa. Kuulostaa jotensakin järkevältä, eikös? Ja näin varmasti olikin ennen nettiä, matkapuhelimia ja muuta teknologiaa, jonka avulla pystymme olemaan yhteydessä toisiimme reaaliajassa, fyysisestä sijainnista riippumatta.

Kaikkia töitä ei voi eikä pidäkään tehdä yksin. Toimistoja tarvittiin, koska ne tukivat vuorovaikutusta muiden ihmisten kanssa. Toimistoissa saattoi myös olla työvälineitä, joiden fyysinen koko, rahallinen arvo tai muu tekijä oikeutti toimiston olemassaolon.

Tänä päivänä kuitenkin tietotyöläisellä harvemmin on tällaisia esteitä. Ja jos on, niin ne yleensä johtuvat esimerkiksi organisaatiosta, joka ei mahdollista yhteydenottoa yrityksen sisäisiin verkkotyökaluihin muuten kuin toimistolta käsin, tai on sen verran pihi, että ei suostu hankkimaan tarvittavia ohjelmistolisenssejä kuin tietyille toimistossa oleville työasemille. Joka tapauksessa kyse on keinotekoisista, ei väistämättömistä, rajoitteista.

En ole vielä elämäni aikana nähnyt yhtäkään toimistoa, josta voisi sanoa, että siellä oleminen parantaa huomattavasti tuottavuutta ja edesauttaa asioiden aikaansaamista. Sen sijaan yleisempi kokemus on, että toimistoissa on jatkuva hälinä päällä, joten keskittyminen vaikeutuu, mikä johtaa siihen, että työnteko vaatii huomattavasti enemmän energiaa. Työtilat ovat useimmiten epämiellyttäviä - kuvittele vaaleanharmaat seinät ja loisteputkivalaistus - ja pahimmassa tapauksessa vaarallisia: halpa ja huono työtuoli ei ehkä johda työtapaturmaan, mutta on se useamman kuukauden istumisen seurauksena saatu välilevynpullistuma myös varsin paskamaista.

Niin paljon kuin rakastammekin työtovereita, kuinka moni oikeasti keskittyy paremmin omassa rauhassa kuin jos joku on koko ajan koputtamassa olkapäähän ja näyttämässä sitä hassua veljentytön facebookiin laittamaa kissakuvaa? Myös yhtä lailla työasioihin liittyvä häiriötekijä on häiriötekijä! Juuri kun olet päässyt tekemisen makuun ja saavuttanut Flown, tulee pomo koputtamaan olkapäähän ja kysymään, joko ehdit lukea sähköpostin, jonka hän lähetti 5 minuuttia aikaisemmin. Se siitä keskittymisestä.

On suoranainen ihme, että kukaan saa ylipäänsä mitään aikaiseksi toimistossa vietetyn päivän aikana. Tähän aletaan pikkuhiljaa herätä myös Suomessa. Ainakin Redesigning 925 -projekti tuntuu olevan askel oikeaan suuntaan. Se toivottavasti saa yritykset kyseenalaistamaan asioita ja haastamaan "toimisto nyt vain on tällainen koska tällaisia toimistot ovat" tyyppistä ajattelua.

Mutta millainen sitten oikeasti on tulevaisuuden toimisto? Mielestäni kaiken perustana tulee olla ajatus, että toimisto todellakin mahdollistaa ja edesauttaa työntekoa paremmin kuin mikään vaihtoehtoinen fyysinen tila. Ne tekijät, jotka eivät sovellu näihin raameihin, pitää karsia pois.

Toimiston tulee olla paikka, jossa on mahdollista keskittyä ilman häiriötekijöitä - oli kyse sitten sähköpostista, pikaviesteistä, puhelimesta tai siitä, että joku tulee juttelemaan kasvotusten. En ehdota, että tekisimme töitä erakkoina, mutta on tärkeää sopia kaikille selvät pelisäännöt siitä milloin työtoveria saa häiritä ja milloin ei ja miten toimistolla tulee käyttäytyä; esimerkiksi paikat pidetään siistinä, avokonttorin yhteisessä tilassa ei soiteta puheluja jne.

Toimiston tulee olla idearikas ja inspiroiva ympäristö. Yritäpä tehdä luovaa työtä harmaassa betonibunkkerissa. Ja kuka on sanonut, että toimistossa oleminen ei saa olla myös hauskaa?

Toimistossa tulee olla kunnolliset työvälineet, oli kyse sitten huonekaluista, jotka eivät johda pysyviin terveyshaittoihin, tai riittävän isoista tietokoneen näytöistä, jotta eksoottisemmankin Excel-taulukon pyörittäminen onnistuu ilman ongelmia.

Toimiston tulee ottaa huomioon myös ihmisten tarpeet palautua työpäivän aikana. Sieltä pitää saada virtaa. Aalto Yliopiston Design Factory (FatBoy lounge, Wii-corner yms.) ja Venture Garage ovat hyviä esimerkkejä. Kukaan ei pysty painamaan täysillä 8 tuntia putkeen. Olla kiireinen ei ole sama asia kuin olla tuottava.

Tässä kohtaa esimiesasemassa oleva lukija kiroaa, että eihän sitä perkele kukaan tee enää hommia jos työpaikalla voi pelata videopelejä ja ottaa 20-minuutin powernapit säkkituolissa laadukkaan tuplaespresson jälkeen. Ja juuri tässä on työpaikkojen suurin ongelma. Tuottavuus mitataan työpaikalla vietetyssä ajassa (jonka seurauksena hirveä haloo sairauspoissaoloista), ei siinä mitä siellä ollessa oikeasti saadaan aikaiseksi. Ja kuten edellisessä artikkelissa mainitsin, valaistunut luuseri osaa kyllä käyttää kyseisen ajan tehden mahdollisimman vähän töitä!

Väitän, että jos joku saa puristettua edes pari tehokasta tuntia päivän aikana - ilman häiriötekijöitä, täysi keskittyminen, tekemisen kohteena jotain tärkeää eikä pelkkää to-do listalla olevien asioiden ruksaamista - on kyseessä reilusti keskimääräistä tuotteliaampi kaveri. Tässä ei pikku nokoset, kesken päivän tehty salitreeni, tai puolituntinen videopelejä paljoa tunnu.


Toimisto ei ole pelkkä tila jossa tehdään työtä. Se vaikuttaa paitsi työn tekemisen laatuun ja tuottavuuteen, mutta myös houkuttelee hyviä työntekijöitä yrityksen palkkalistoille ja pitää nykyiset tyytyväisinä. Google jos mikä on ymmärtänyt tämän.

Seuraavan kerran kun olet viettänyt päivän toimistolla, kysypä itseltäsi: tehostaako työpaikkasi työn tekemistä, vai onko se enemmänkin esteenä sille?