Henkilökohtaisen tuottavuuden jäljillä: Pomodoro-tekniikka ja Salainen Ase

Edellisestä kirjoituksesta onkin näemmä ehtinyt kulua jo reilu pari viikkoa, mikä tietysti tarkoittaa lukijan silmissä sitä, että meikäläinen on lähinnä vetänyt lonkkaa ja miettinyt, mihin kuluttaa kaikki bloggaamisella ansaitut miljoonat. Lienee siis korkea aika palata maan pinnalle ja ottaa puheeksi henkilökohtainen tuottavuus.

Aloitin ensimmäisen blogini kesällä 2009. Kun on paljon sanottavaa sekä halu ilmaista mitä oppii ja miettii, on helppo innostua kirjoittamaan. Tämä vaihe kestää oman kokemukseni mukaan muutamasta viikosta muutamaan kuukauteen. Sitä ajattelee, että yhden blogitekstin laittaa kasaan reilussa puolessa tunnissa, mutta muistan hyvin kirjoittaneeni esimerkiksi ravitsemuksesta ja psykologiasta artikkeleita, joiden tekemiseen meni tuntikaupalla aikaa.

Sen lisäksi että kirjoittaminen oli varsin työlästä, tein elämästäni tuplasti vaikeampaa lupaamalla itselleni, että kirjoitan ainakin yhden valmiin artikkelin viikossa. Eihän siitä sitten tullut kuitenkaan mitään, kun opiskelun ja työn aiheuttamat kiireet kasautuivat. Tämä johti stressin lisäksi mm. siihen, että syytin itseäni laiskaksi ja huonoksi ihmiseksi, kun en kirjoittanut niin paljon kuin olin aikonut. Lopulta tilanne paisui niin sietämättömäksi, että oli pakko pysähtyä ja priorisoida asioita. Blogi sai jäädä taka-alalle sillä työ, opiskelu ja omaan hyvinvointiin panostaminen olivat arvoasteikossa korkeammalla.

Vahingosta viisastuneena olen päättänyt, että en aio ottaa sen kummemmin paineita tämän blogin suhteen. Kirjoitan, kun inspiraatio iskee ja jokin aihe tuntuu ajankohtaiselta.

Yritän nyt kevään aikana saada opiskeluja päätökseen Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulussa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että suurin osa päivistä kuluu erilaisten kurssiprojektien parissa. Olen gradun aloittamisen lisäksi mukana mm. kahdessa eri yritysprojektissa, ja näiden rinnalle on vielä kolmas tulossa tämän viikon aikana. Tekemistä siis riittää ja hyvät keinot tuottavuuden parantamiseksi ovat tarpeen. Tässä pari sellaista.

Pomodorot. Gotta catch 'em all!

Vaikka viime viikot ovat olleet erittäin kiireisiä, koen, että etenkin yksi asia on auttanut selviytymään; nimittäin Pomodoro-tekniikka. Kyse ei suinkaan ole japanilaisesta villityksestä vaan ajankäytön suunnittelusta. Pomodorolla tarkoitetaan yhtä 25 minuutin jaksoa, joka on omistettu tietyn asian tekemiseen. Jokaisen Pomodoron jälkeen pidetään 5 minuutin tauko ja neljän Pomodoro-jakson jälkeen vähintään puolen tunnin paussi.

Se, että multitasking ei toimi keskittymistä ja ajattelua vaativissa tehtävissä, on vanha uutinen, mutta harvempi lienee kuullut ultradian-rytmeistä. Näillä tarkoitetaan luonnollisia elimistön rytmejä, jotka ovat kestoltaan vuorokausirytmiä lyhyempiä. Oletko koskaan miettinyt, miksi yleensä juuri iltapäivisin aivot lamaantuvat ja on vaikea saada mitään tehtyä? Vastaus löytyy - ainakin osittain - ultradian-rytmeistä. Keskimäärin ihminen pystyy tekemään pari tuntia keskittymistä vaativaa työtä, jonka jälkeen vireystila laskee. Tässä vaiheessa on hyvä pitää tauko. Muuten käy niin, että loppupäivä mennään eteenpäin zombie-moodilla sen sijaan, että palauttavan tauon jälkeen voitaisiin jatkaa tehokasta työntekoa.

Pomodoro-tekniikan yksi etu on näiden luonnollisten rytmien huomioiminen. Se auttaa pitämään vireystilan korkealla koko päivän ajan. Toinen etu, jonka olen huomannut, on psykologinen: jos joutuu tekemään työtä, jonka aloittaminenkin tuntuu vaikealta, on helppo huijata itseään sanomalla, että "Teen tätä nyt yhden Pomodoron ajan. 25 minuuttia menee niin nopeasti ohi, että kyllä sen verran aina pystyy yrittämään."

Käytin itse aiemmin vastaavaa tekniikkaa, jossa töitä tehtiin 50 minuuttia kerralla ja perään pidettiin 10 minuutin tauko. Tässä oli kuitenkin isona ongelmana juuri työnteon aloittaminen. Joskus 50 minuuttia keskittymistä tuntui vain liian mahdottomalta ajatukselta. Pomodoro-tekniikalla aloittaminen on sen sijaan helpompaa ja usein huomaa, että ensimmäisen 25 minuutin aikana saa niin hyvän vauhdin päälle, että seuraavat Pomodorot lähtevät käyntiin ilman ongelmia.

Salainen ase

Tämä on minullekin uusi tuttavuus ja itse asiassa otin koko tekniikan käyttöön vasta muutama tunti ennen kuin aloin kirjoittaa tätä artikkelia. Kyseessä on task management -metodi, joka perustuu David Allenin Getting Things Done -järjestelmään. Uskallan ottaa asian puheeksi ilman sen syvällisempiä käyttökokemuksia, koska aikaisemmin käytössäni ollut metodi oli hyvin samankaltainen. Suurin uutuus Salaisessa aseessa on se, että työkalu vaihtui Springpadista Evernoteen.

Salainen ase ei siis itsessään ole mikään ohjelmisto, vaan tapa käyttää ilmaista Evernote-muistiinpanotyökalua. Evernoten etuna on se, että ohjelman voi ladata niin kotikoneelle kuin eri mobiililaitteille, mutta sitä voi yhtä hyvin käyttää myös webbipohjaisen käyttöliittymän kautta. Muistiinpanot synkronoituvat saumattomasti laitteesta toiseen.

Lyhykäisyydessään Salainen ase toimii siten, että tekemistä odottavat asiat kategorisoidaan tunnisteittain. Yhdellä tehtävällä voi olla useampia tunnisteita ja nämä on erikseen ryhmitelty kiireellisyyttä, paikkaa, henkilöitä ja kontekstia tarkoittaviin luokkiin. Esimerkiksi illallinen Vaakon Nakissa tyttöystävän kanssa voisi olla laitettu tehtäväksi tällä viikolla. Henkilöksi, jonka kanssa tehtävä suoritetaan, laitetaan tietenkin tyttöystävä ja kontekstiksi vaikkapa parisuhteen ylläpito.

Tässä on se iso etu, että kaikki yksittäiset tehtävät on haettavissa monella eri tapaa. Voit katsoa, mitä kaikkea pitää tehdä tietyn projektin eteen käyttämällä kontekstiin liittyviä tunnisteita, tai mitä kaikkea olisi tarkoitus saada tehtyä kuluvan viikon aikana. Lisäsin näiden joukkoon vielä viidennen luokan, jolla määritellään kuinka kauan aikaa jonkun asian tekeminen vie. Näin pystyy esimerkiksi ryhmittämään monta pikkuasiaa tehtäväksi samaan aikaan. Myös viikottaisen suunnitelman tekeminen ja päiväkohtaisen työmäärän tasapainottaminen sujuu jouhevammin.

Yksi Salaisen aseen päämääristä on pitää sähköpostilaatikko tyhjänä viemällä kaikki tekemistä vaativat viestit Evernoteen ja arkistoimalla loput. Itse en kuitenkaan Gmailin käyttäjänä koe inboxin tuhansia viestejä ongelmana, joten päätin jättää tämän osan metodista käyttämättä. Salainen ase tarjoaa toimivan perustan tehtävien hallintaan, mutta on myös helposti muokattavissa itselleen sopivaksi.

• Lisää tietoa Pomodoro-tekniikasta: www.pomodorotechnique.com
• Lisää tietoa Salaisesta aseesta: www.thesecretweapon.org

Suosittelen ehdottomasti tutustumaan molempiin yllä olevista sivuista. Salaisen aseen metodin oppii noin puolessa tunnissa katsomalla sivulla olevat videot. Pomodoron idea pitäisi olla selvillä jo tämän artikkelin lukemisen jälkeen.

Mitä tekniikoita käytät tai olet kokeillut oman ajankäyttösi tehostamiseen ja tehtävien hallintaan? Mitkä ovat toimineet ja mistä on jäänyt paha maku suuhun? Kuulisin mielelläni lisää kokemuksistasi kommenttien muodossa!